Mail merge adalah fitur yang berfungsi untuk membuat surat atau dokumen lainnya dalam jumlah banyak yang memiliki bentuk format sama. Fitur ini sangat berguna untuk mencetak atau mengirimkan dokumen yang ditujukan ke banyak penerima seperti undangan, surat keterangan karyawan, dan sebagainya.

Jadi untuk membuat surat undangan dengan format yang sama anda tidak perlu melakukannya secara manual karena sudah disediakan fitur oleh Microsoft word yaitu menggunakan Mail Merge. Dalam artikel ini akan dibahas bagaimana cara membuat surat undangan dengan format yang sama namun dalam jumlah banyak.

<!--[if !supportLists]-->1.       <!--[endif]-->Persiapkan Sumber Data

sumber data yang dimaksud adalah data penerima undangan misalnya nama, alamat, asal kota, asal instansi dll. Dalam membuat data kita buat di excel atau spreadsheet dan pastikans setiap kolom memiliki label yang jelas

<!--[if gte vml 1]> <![endif]--><!--[if !vml]--><!--[endif]-->

<!--[if !supportLists]-->2.       <!--[endif]-->Buka Microsoft word dan buatkan surat undangan yang akan kamu kirimkan, di sini yang akan kita isi adalah baris Nama, Universitas dan Kota

<!--[if gte vml 1]> <![endif]--><!--[if !vml]--><!--[endif]-->

<!--[if !supportLists]-->3.       <!--[endif]-->Kemudian masuk ke menu Mailings pada ms word dan pilih Star Mail Merge

<!--[if gte vml 1]> <![endif]--><!--[if !vml]--><!--[endif]-->

<!--[if !supportLists]-->4.       <!--[endif]-->Saat kita klik akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini, karena yang akan kita buat adalah surat maka kita pilih letters

<!--[if gte vml 1]> <![endif]--><!--[if !vml]--><!--[endif]-->

<!--[if !supportLists]-->5.       <!--[endif]-->Langkah selanjutkan kita masukan data penerima surat kita yang sudah kita buat sebelumnya di excel, yaitu dengan klik Select Recipient dan pilih Use Exiting List

<!--[if gte vml 1]> <![endif]--><!--[if !vml]--><!--[endif]-->

<!--[if !supportLists]-->6.       <!--[endif]-->Lalu kita masukan data penerima surat undangan kita lalu klik OK

<!--[if gte vml 1]> <![endif]--><!--[if !vml]--><!--[endif]-->

<!--[if !supportLists]-->7.       <!--[endif]-->Setelah terhubung dengan file data source, langkah selanjutnya yaitu mengatur tata letak antara data dan naskah agar sesuai. Arahkan kursor pengetikkan di tempat yang sesuai untuk diisi data. Misalnya teks “Nama” pada naskah akan dihubungkan dengan data berisi Nama di file sumber data tadi. Letakkan kursor pengetikan di sebelah kata “Nama:” seperti contoh berikut. Kemudian klik submenu Insert Merge Field.

<!--[if gte vml 1]> <![endif]--><!--[if !vml]--><!--[endif]-->

<!--[if !supportLists]-->8.       <!--[endif]-->Tampilan akan terlihat seperti berikut, kemudian ulangi cara yang sama untuk mengisi data-data yang diperlukan.

<!--[if gte vml 1]> <![endif]--><!--[if !vml]--><!--[endif]-->

<!--[if !supportLists]-->9.       <!--[endif]-->Langkah selanjutnya setelah kita sudah memasukan data klik Preview Result

<!--[if gte vml 1]> <![endif]--><!--[if !vml]--><!--[endif]-->

Setelah memastikan semuanya sesuai, klik "Finish & Merge" dan pilih "Print Documents" atau "Send Email Messages" tergantung pada kebutuhan Anda.

<!--[if !supportLists]-->10.   <!--[endif]-->Cetak atau Kirim Email:

Jika Anda memilih "Print Documents", Anda dapat mencetak surat-surat yang sudah di-merge. Jika Anda memilih "Send Email Messages", Anda dapat mengirim email ke penerima sesuai dengan data yang diambil dari sumber data.

Langkah-langkah ini dapat bervariasi sedikit tergantung pada versi Microsoft Word yang Anda gunakan, tetapi konsep dasarnya tetap sama. Pastikan Anda mengikuti panduan langkah demi langkah yang muncul di layar saat menggunakan fungsi mail merge di Word.